Как организовать конференцию, чтобы было удобно участникам

Моментальное фото для этого – отличный вариант!

Правильно организованная конференция позволит провести время не только с пользой, но и приятно. Большинство симпозиумов длятся несколько часов, а иногда и дней. Многие респонденты таких мероприятий являются иногородними жителями. Поэтому важно устроить все так, чтобы всем было комфортно. Недостаточно просто подобрать место проведения. Нужно организовать питание, проезд, проживание, а бывает что и досуг в свободное от лекций время.

Чаще всего нанимают фотографов для того, чтобы запечатлеть проведение лекций и участников. Такая возможность как моментальное фото – позволит сразу просмотреть готовые фотографии, выбрать понравившиеся, чтобы забрать с собой.

Организация питания на конференции

Основным источником питания на многих конференциях является кейтеринг – выездное ресторанное обслуживание. Такая услуга позволит избежать необходимости участникам искать самим возможность перекусить в перерыве между лекциями либо после окончания официальной части съезда.

Преимущества такого выездного обслуживания:

• участникам не нужно самостоятельно решать вопрос с перекусом или полноценным питанием;
• кейтеринг предполагает не только доставку еды, но и организация наведения порядка;
• фирмы по кейтерингу предоставляют различные виды: от простого перекуса с выпечкой и напитками и заканчивая полноценным банкетом.

К тому же любая фирма поможет подобрать место проведения и меню для удобства организаторов и респондентов.

Организация досуга участников при необходимости

Если конференция занимает не один день, то организаторам стоит задуматься над тем, как занять участников после окончания официальной части. Вечером можно предложить всем желающим вечеринку, обычную либо на какую-либо тематику. Такой праздник в неформальной обстановке позволит ближе познакомиться и подружиться. Можно организовать совместный поход в театр или кино.

Профессиональные фотографы сделают необходимые фотографии участников, лекций для того, чтобы запечатлеть проведенное время. Некоторые фирмы предлагают печать на магнитах выбранных фотографий. По желанию организаторов симпозиума на магнитах напечатают логотипы компаний, по выбору участников какие-либо моменты или респондентов на подготовленном фоне. Такие магниты станут отличным сувениром и напоминанием о конференции.

Правильно организованная конференция пройдет без неприятных сюрпризов и запомнится всем только хорошо проведенным временем.